INFORMACJA RODO DOTYCZĄCA PRZETWARZANIA DANYCH OSOBOWYCH ZAWARTYCH W KORESPONDENCJI ELEKTRONICZNEJ

 

INFORMACJA RODO DOTYCZĄCA PRZETWARZANIA DANYCH OSOBOWYCH ZAWARTYCH W KORESPONDENCJI ELEKTRONICZNEJ

I

ADMINISTRATOR DANYCH OSOBOWYCH

 

1. Administratorem Państwa danych osobowych jest: Placówka Opiekuńczo Wychowawcza „Tęcza” ul. Karłowicza 1 99-300 Kutno reprezentowany przez Dyrektora,

2. Z administratorem danych osobowych można skontaktować się:

- pod adresem korespondencyjnym: Placówka Opiekuńczo Wychowawcza „Tęcza”

ul. Karłowicza 1 99-300 Kutno

- telefonicznie: (24) 253 31 72

- pod adresem poczty elektronicznej: tecza_kutno@o2.pl

 

II

INSPEKTOR OCHRONY DANYCH OSOBOWYCH

3. Administrator wyznaczył inspektorem ochrony danych w z którym można się skontaktować za pośrednictwem adresu e-mail: iodo@iodo.kutno.pl lub pisemnie na adres siedziby administratora

Z inspektorem ochrony danych osobowych można skontaktować się we wszystkich sprawach

dotyczących przetwarzania danych osobowych oraz korzystania z praw związanych z przetwarzaniem danych

 

III

CELE I CZAS PRZETWARZANIA DANYCH OSOBOWYCH

4. Administrator przetwarza informacje kontaktowe o nadawcach i adresatach korespondencji

e-mailowej, zawarte w treści tej korespondencji, w celu:

1. umożliwienia kontaktu e-mailowego z administratorem oraz podejmowania kontaktu z

adresatami;

2) dokumentowania ustaleń dokonywanych z klientami, kontrahentami, innymi osobami;

3) przyjmowania pism, zgłoszeń i wniosków w formie elektronicznej, np. skarg, reklamacji,

innych wniosków;

4) ochrony przed roszczeniami oraz dochodzenia ewentualnych roszczeń.

Korespondencję przechowujemy przez rok, chyba że wiadomości zawierają treść istotną dla do-

chodzenia roszczeń lub obrony przed roszczeniami, wówczas wybrane wiadomości będziemy

przechowywać do 3 lat, czyli do upływu terminu przedawnienia roszczeń zgodnie z Kodeksem

cywilnym.

 

IV

PODSTAWY PRAWNE PRZETWARZANIA DANYCH OSOBOWYCH

 

Podstawą prawną przetwarzania danych zawartych w korespondencji e-mailowej jest:

1. prawnie uzasadniony interes administratora danych oraz nadawców wiadomości

elektronicznych (art. 6 ust. 1 lit. f RODO) — wobec korespondencji incydentalnej, polegający

na umożliwieniu kontaktu elektronicznego z administratorem;

2) niezbędność do realizacji umowy zawartej z naszymi klientami lub kontrahentami (art. 6

ust. 1 lit. b RODO) w zakresie korespondencji prowadzonej w celu realizacji umowy;

3) dobrowolnie wyrażona zgoda — jeżeli w przysłanej korespondencji zostaną zawarte dane

szczególnych kategorii. Jeżeli nadawca nie zawarł zgody w swojej korespondencji,

poprosimy o jej odrębne udzielenie, gdyż jest to warunek konieczny do zgodnego z RODO

przetwarzania przez nas danych szczególnych kategorii. Wyrażoną zgodę można cofnąć w każ-

dym momencie, bez podawania przyczyny, lecz bez wpływu na zgodność z prawem jej

przetwarzania przed jej cofnięciem;

4) dobrowolnie wyrażona zgoda poprzez wyraźne działanie potwierdzające —jeżeli nadawca

wiadomości poprosi o udzielenie informacji dotyczących marki administratora, jego

produktów lub usług, odpowiedź udzielona nadawcy będzie zawierać żądane przez nadawcą

informacje, a wysłanie zapytania będzie oznaczało zgodę na przesłanie nadawcy przez

administratora informacji handlowych na podany przez nadawcę adres e-mail w zakresie

niezbędnym do udzielenia odpowiedzi (art. 10 ustawy o świadczeniu usług drogą

elektroniczną); wyrażoną zgodę można cofnąć w każdym momencie bez podawania przyczyny,

lecz informacje handlowe wysłane po wysłaniu zapytania o nie, a przed cofnięciem zgody, będą

wysłane zgodnie z prawem; cofnięcie zgody może uniemożliwić udzielenie pełnej odpowiedzi

na zadane pytanie;

5) prawnie uzasadniony interes administratora polegający na dochodzeniu roszczeń lub

obrony przed roszczeniami, zgodnie z ogólnie obowiązującymi przepisami prawa, w

szczególności z Kodeksem cywilnym (art. 6 ust. 1 lit. f oraz art. 9 ust. 2 lit. (RODO).

 

V

ODBIORCY DANYCH OSOBOWYCH ZAWARTYCH W NAGRANIACH

 

Administrator może ujawniać treść korespondencji wyłącznie w celu dochodzenia swoich

roszczeń w ramach postępowania oraz podmiotom współpracującym z administratorem na podstawie

pisemnych umów powierzenia przetwarzania danych osobowych, w celu realizacji określonych

w umowie zadań i usług na rzecz administratora, w szczególności w zakresie obsługi poczty

elektronicznej lub tradycyjnej, hostingu, obsługi IT, windykacji, usług prawnych lub doradczych,

obsługi administracyjnej.

 

VI

PRAWA OSÓB, KTÓRYCH DANE OSOBOWE DOTYCZĄ

 

1. Każda osoba, której dane dotyczą, ma prawo:

1) dostępu — uzyskania od administratora potwierdzenia, czy przetwarzane są jej dane

osobowe. Jeżeli dane o osobie są przetwarzane, jest ona uprawniona do uzyskania dostępu do

nich oraz uzyskania następujących informacji: o celach przetwarzania, kategoriach danych

osobowych, odbiorcach lub kategoriach odbiorców, którym dane zostały lub zostaną

ujawnione, o okresie przechowywania danych lubo kryteriach ich ustalania, o prawie do

żądania sprostowania, usunięcia lub ograniczenia przetwarzania danych osobowych

przysługujących osobie, której dane dotyczą, oraz do wniesienia sprzeciwu wobec takiego

przetwarzania (art. 15 RODO);

2) do otrzymania kopii danych—uzyskania kopii danych podlegających przetwarzaniu, przy

czym pierwsza kopia jest bezpłatna, a za kolejne kopie administrator może nałożyć opłatę

w rozsądnej wysokości, wynikającą z kosztów administracyjnych (art. 15 ust. 3 RODO);

3) do sprostowania — żądania sprostowania dotyczących jej danych osobowych, które są nie-

prawidłowe, lub uzupełnienia niekompletnych danych (art. 16 RODO);

4) do usunięcia danych — żądania usunięcia jej danych osobowych, jeżeli administrator nie

ma już podstawy prawnej do ich przetwarzania lub dane nie są już niezbędne do celów

przetwarzania (art. 17 RODO);

5) do ograniczenia przetwarzania— żądania ograniczenia przetwarzania danych osobowych

(art. 18 RODO), gdy:

a) osoba, której dane dotyczą, kwestionuje prawidłowość danych osobowych — na okres

pozwalający administratorowi sprawdzić prawidłowość tych danych,

b) przetwarzanie jest niezgodne z prawem, a osoba, której dane dotyczą, sprzeciwia się

ich usunięciu, żądając ograniczenia ich wykorzystywania,

c) administrator nie potrzebuje już tych danych, ale są one potrzebne osobie, której dane

dotyczą, do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń,

d) osoba, której dane dotyczą, wniosła sprzeciw wobec przetwarzania— do czasu

stwierdzenia, czy prawnie uzasadnione podstawy po stronie administratora są nadrzędne

wobec podstaw sprzeciwu osoby, której dane dotyczą;

6) do przenoszenia danych— otrzymania w ustrukturyzowanym, powszechnie używanym for-

macie nadającym się do odczytu maszynowego danych osobowych jej dotyczących, które do-

starczyła administratorowi, oraz żądania przesłania tych danych innemu administratorowi,

jeżeli dane są przetwarzane na podstawie zgody osoby, której dane dotyczą, lub umowy z nią

zawartej oraz jeżeli dane są przetwarzane w sposób zautomatyzowany (art. 20 RODO);

7) do sprzeciwu — wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania jej danych osobowych w praw-

nie uzasadnionych celach administratora, z przyczyn związanych z jej szczególną

sytuacją, w tym wobec profilowania. Wówczas administrator dokonuje oceny istnienia ważnych

prawnie uzasadnionych podstaw do przetwarzania, nadrzędnych wobec interesów, praw

i wolności os6b7 których dane dotyczą, lub podstaw do ustalenia, dochodzenia lub obrony

roszczeń. Jeżeli zgodnie z oceną interesy osoby, której dane dotyczą, będą ważniejsze od

interesów administratora, administrator będzie zobowiązany zaprzestać przetwarzania

danych w tych celach (art. 21 RODO);

8) do cofnięcia zgody w każdym momencie i bez podawania przyczyny, lecz przetwarzanie

danych osobowych dokonane przed cofnięciem zgody nadal pozostanie zgodne z prawem.

Cofnięcie zgody spowoduje zaprzestanie przetwarzania przez administratora danych

osobowych w celu, w którym zgoda ta została wyrażona.

 

Aby skorzystać z wyżej wymienionych praw, osoba, której dane dotyczą, powinna skontaktować się, wykorzystując podane dane kontaktowe, z administratorem i poinformować go, z którego prawa i w jakim zakresie chce skorzystać.

 

VII

PREZES URZĘDU OCHRONY DANYCH OSOBOWYCH

 

Osoba, której dane dotyczą, ma prawo wnieść skargę do organu nadzoru, którym w Polsce jest

Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych z siedzibą w Warszawie, ul. Stawki 2, z którym można

kontaktować się w następujący sposób:

1) listownie: ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa;

2) przez elektroniczną skrzynkę podawczą dostępną na stronie: https://www.uodo.gov.pl/pl/

p/kontakt;

3) telefonicznie: (22) 531 03 00.